Instrui quanto às normas aplicáveis ao controle da identificação e da localização física de equipamentos, mobiliário, terrenos, edifícios e de outros tipos de bens de uso prolongado que não são consumidos na atividade produtiva da Universidade.
Importância do patrimoniamento de bens:
- Controle sobre a localização, uso e responsabilidade dos bens adquiridos para uso da instituição;
- Registro e contabilização do ativo patrimonial da instituição;
- Cobertura securitária pela Apólice de Riscos Nomeados da universidade (para bens em uso nos campi ou endereços institucionais);
- Controle de garantias;
- Cobertura de manutenção pelos órgãos técnicos da universidade ou, quando não atendido pelo escopo destes, possibilidade de contratação de serviço de manutenção externa;
- Controle do parque de equipamentos da unidade ou departamento (quando da submissão a projetos de pesquisa);
- Possibilidade de recolhimento de bens na unidade, quando obsoletos ou inservíveis, garantindo-se o reaproveitamento ou a destinação adequada dos mesmos, de acordo com o interesse público e normas vigentes.
Orientações às unidades e órgãos:
Compradores:
- Observar, nos processos de compra, que os bens patrimoniais devem ser classificados no elemento econômico 44-52 (equipamentos e material permanente). Essa classificação é necessária para que, após o recebimento físico (Almoxarifado), seja gerado movimento patrimonial para incorporação dos bens;
- Reforçar junto a fornecedores a necessidade de constar a garantia dos bens no documento fiscal, sobretudo quando se tratar de equipamentos.
Pesquisadores e executores de convênio/projeto:
- Durante o recebimento ou instalação dos bens no laboratório/departamento/sala, atestar o recebimento do material no documento fiscal emitido pelo fornecedor (com assinatura e carimbo ou nome legível);
- Fornecer uma cópia do documento fiscal ao Serviço de Patrimônio da unidade sempre quando da aquisição equipamentos e bens móveis;
- Informar o Serviço de Patrimônio de sua unidade sempre que houver movimentações de bens sob sua responsabilidade;
- No caso de saída de bens para uso fora dos campi ou para empréstimo a alunos, pesquisadores ou laboratórios de outras instituições, informar o Serviço de Patrimônio de sua unidade, para que sejam encaminhados os procedimentos de autorização de uso (obrigatório);
- Quando houver necessidade de saída de bens ou equipamentos de valor agregado, atentar-se para a contratação de seguro específico.
Serviços de Infraestrutura das unidades (Áreas de informática, audiovisual, oficinas de manutenção etc):
- Sempre que ocorrer movimentação ou substituição de equipamentos e bens patrimoniais de usuários ou setores, informar ao Serviço de Patrimônio da unidade para atualização no sistema e procedimentos correlatos;
- Quando houver construção ou reforma que resulte na entrega de bens patrimoniais (por exemplo: sistema de ar-condicionado, central de alarme e sistema de monitoramento, controles de acesso etc), informar o Serviço de Patrimônio da unidade para providências quanto ao patrimoniamento dos itens;
- Quando da desativação de bens por ociosidade, obsolescência ou defeito, comunicar o Serviço de Patrimônio da unidade para providências quanto ao recolhimento dos bens ao depósito central, atestando ainda as condições desses itens (se possuem condições de uso ou se estão, de fato, sucatados). Essa informação é de suma importância para o reaproveitamento e a correta destinação desses bens;
- Na expectativa de grande demanda de movimentação de bens (por exemplo: mudanças, reforma ou construção de áreas, substituição de mobiliários etc) comunicar previamente o Serviço de Patrimônio da unidade para que sejam tomadas providências quanto a obrigações patrimoniais (formalização de movimentações e de recolhimento de bens, quando necessário).
Orientações Gerais quanto à Movimentações de Bens:
- As movimentações de bens entre órgãos ou setores internos de uma mesma unidade podem ser formalizadas através de documentos ou sistemas próprios e diretamente registrados no sistema pelo Serviço de Patrimônio da unidade;
- As movimentações de bens entre Unidades da Unicamp devem ser formalizadas através do formulário de ‘Ocorrência de Bens Móveis’, assinado em duas vias pelo emitente (responsável pela Unidade de onde o bem está saindo) e recebedor (responsável pela Unidade onde o bem está sendo recebido), sendo posteriormente encaminhado à DGA/Controle Patrimonial para registro no sistema de patrimônio. As vias serão juntadas ao processo de movimentação de bens de cada uma das unidades envolvidas (Ofício Circular n° 27/2015);
- A saída de bens para uso por particular (docente, pesquisador, funcionário ou aluno) em atividades institucionais fora dos campi deve ser autorizada pelo Dirigente da unidade e formalizado através de ‘Termo de Autorização de Uso’. Após assinaturas, uma via do documento deve ser juntada ao processo de movimentação de bens da unidade e encaminhado à DGA/Controle Patrimonial para registro no sistema de patrimônio.
Dúvidas Frequentes
TEMA: INCORPORAÇÃO
Quais são os critérios para incorporar o bem ao patrimônio da Universidade?
Segundo o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP), o objeto deverá ser considerado como material permanente, isto é, aquele que, em razão de uso corrente, não perde sua identidade física, e seu valor de aquisição ou justo seja superior a 45 UFESP.
Caso o material tenha sido adquirido com algumas das características a seguir deverá ser considerado como material de consumo:
a. Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de
funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
b. Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável,
caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
c. Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora
ou perde sua característica pelo uso normal;
d. Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser
retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal.
Qual o valor em Reais (R$) das 45 UFESP para o ano de 2025?
O valor das 45 UFESP para o ano de 2025 corresponde a R$ 1.665,90 (um mil, seiscentos e sessenta e cinco reais e noventa centavos.
Importante! A regra das 45 UFESP não se aplica para Bem de Terceiro.
O que devo fazer quando a incorporação automática está abaixo das 45 UFESP?
Quando o valor do bem adquirido estiver abaixo das 45 UFESP, o Operador de Patrimônio da Unidade deverá cancelar o movimento de incorporação automática no Sistema SIAD-Patrimônio e informar no campo justificativa “Dispensado por estar abaixo das 45 UFESP conforme inciso I do § 1º do art. 2º da Resolução GR 97/2020”. O processo de aquisição também deverá ser instruído com a mesma justificativa antes do seu arquivamento.
Existe alguma exceção à regra da dispensa de incorporação para bem abaixo das 45 UFESP?
Sim. A regra das 45 UFESP não aplica para Bem de Terceiro.
Quem assina como representante legal da Unicamp no Termo de Transferência de Domínio por Cessão de Uso e/ou Doação?
De acordo com o artigo 1º, inciso IV da Deliberação CONSU-A-19/2004, 03/08/2004, os Diretores das Unidades de Pesquisa e Ensino podem aceitar doações de bens móveis, sem vinculações e encargos, que tenham sido realizadas em favor da Unidade.
Já para os órgãos não vinculados à Unidade de Ensino e Pesquisa, essa competência é conferida ao Diretor Geral de Administração e seu substituto, de acordo com o artigo 2º, inciso II.
TEMA: OCORRÊNCIAS
Qual a diferença entre Cessão de Uso e Autorização de Uso?
Ambas ocorrências caracterizam empréstimos de bem da Unicamp para algum terceiro, pessoa jurídica ou física. A Cessão de Uso é utilizada para os empréstimos para pessoas jurídicas (órgãos públicos), enquanto, a Autorização de Uso é utilizada para pessoas físicas (alunos, professores, servidores).
O relatório de Autorização de Uso já está disponível para usuários de patrimônio?
Sim. O relatório está disponível para o perfil Operador de Patrimônio da Unidade no site da DGA na aba Sistemas>Dados Gerenciais.
O que deve ser feito após a Unidade/Órgão passar pela certificação?
A Unidade/Órgão deverá verificar se há necessidade de atualizar a área de patrimônio entrando em contato com o Patrimônio Central. Em casos de extinção de órgãos que possuem bens alocados, estes deverão ser movimentados para o novo órgão.
TEMA: SISTEMA
O Sistema SIAD Patrimônio possui manual?
Sim, para ter acesso ao Manual, basta acessar o Sistema SIAD Patrimônio e clicar no ícone “Manual” na parte superior ao lado direito.
O que deve ser feito após solicitar o perfil Operador Patrimônio da Unidade no sistema SIAD Controle de Acesso?
O superior imediato deve enviar e-mail para patrimonio@dga.unicamp.br solicitando a liberação do usuário.