A Coordenadora da Administração Geral no uso de suas atribuições, e considerando a necessidade de:
Divulgar informações básicas necessárias à formalização de processos de convênios/contratos, geridos pela UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas;
Nivelar conceitos da terminologia usada na execução dos acordos celebrados, e
Agilizar a execução dos recursos oriundos correspondentes,
Resolve:
Condensar os procedimentos para formalização de processos de convênios/contratos e execução dos respectivos recursos.
I – PARA FINS DESTA INSTRUÇÃO, CONSIDERAM-SE OS SEGUINTES CONCEITOS:
1. Convênio: Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e organizações particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes.
2. Termo Aditivo: Instrumento que tem por objetivo a modificação do convênio já celebrado, vedada a alteração do objeto aprovado.
3. Contrato: Acordo firmado sempre entre duas partes (podendo ter mais de dois signatários), com interesses diversos e opostos, uma que pretende o objeto do ajuste (a obra, o serviço, etc.) outra que pretende a prestação correspondente (o preço ou qualquer outra vantagem).
4. Contrato de repasse: Instrumento administrativo por meio do qual a transparência dos recursos financeiros se processa através de intermédio ou de instituição ou agente financeiro público federal, atuando como mandatário da união.
5. Termo de Cooperação: Instrumento de descentralização de crédito entre órgãos e entidades da administração pública federal, direta e indireta, para executar programa de governo, envolvendo projeto, atividade, aquisição de bens ou evento, mediante Portaria Ministerial e sem a necessidade de exigência de contrapartida.
6. Contrapartida: Parcela em um projeto sob a responsabilidade de uma das partes como compensação pelo apoio financeiro, institucional ou operacional oferecido por algum agente público, seja ele nacional ou internacional. O objetivo da contrapartida é obter o compromisso da parte beneficiária na execução das atividades e no aporte financeiro ou econômico. As contrapartidas mais comuns são aquelas que complementam os recursos financeiros apontados pelo Órgão Governamental.
7. Executor: Pessoa designada pelo Reitor como responsável pelo acompanhamento e execução técnico científica e administrativa do convênio/contrato. O Pró Reitor de Pós Graduação é o executor de todos os convênios firmados com a CAPES – Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior, conforme estabelece a Resolução GR 12/1999.
8. Ordenador da Despesa: Autoridade de cujos atos resultem em emissão de empenho, pagamento ou dispêndio de recursos públicos ou pelos quais responda. No caso de convênio/contratos esta autoridade é o Executor ou seu substituto formalmente designados pelo Reitor, através do formulário “Indicação de Executor de Convênio – P12 – Anexo II da Resolução GR 50/2013”.
9. Responsável pela execução das despesas do CO – Centro Orçamentário: É o servidor devidamente indicado pelo Executor do convênio/contrato para exercer essa atividade.
10. Centro Orçamentário (CO): Representa um segmento da administração da UNICAMP, ao qual se consignam dotações gerenciais específicas para a realização de seus programas de trabalho, através do Sistema de Orçamento e Finanças – SOF
11. Dotação: Recursos alocados nos elementos/itens de despesa, para realização das despesas planejadas.
12. Saldo de Dotação: Resultado da seguinte operação: Apropriação inicial + suplementações – reduções + remanejamento positivo – remanejamento negativo.
13. Dotação Disponível: Constitui a parcela do saldo de dotação que ainda está disponível para execução de despesa do próprio CO.
14. Plano de aplicação: Formulário utilizado para detalhamento das despesas planejadas pelo convênio/contrato, por elemento/item de despesa, devendo sempre ser observada a Classificação da Despesa Orçamentária do Estado de São Paulo.
15. Elemento/Item de Despesa: Código utilizado para o desdobramento e execução dos recursos no menor nível de classificação da despesa.
Exemplo: 3 3 3 0 – 90
| | | |
| | | | Outros Materiais de Consumo(item)
| | | Material de Consumo (elemento)
| | Outras Despesas Correntes
| Despesas Correntes
16. Suplementação: Alocação de recursos num elemento/item de despesa sem que envolva uma redução equivalente em outro elemento/item de despesa.
17. Redução: Retirada de recursos de um elemento/item de despesa, sem que envolva a suplementação equivalente.
18. Remanejamento: Alocação adicional de recursos em um elemento/item de despesa, acompanhado da retirada de recursos equivalente de outro(s) elemento/item(s) de despesa(s).
a) Antes de solicitar o remanejamento de recursos, deverá ser consultado se o termo de convênio/contrato permite este procedimento, sem a autorização prévia do concedente/contratante.
19. Reserva: Valor estimado de uma despesa a ser realizada e que abate o valor correspondente do saldo do elemento/item de despesa, disponível no CO.
20. Compromisso de Outras Despesas: Registro do valor destinado à execução de qualquer despesa que ocorra fora do sistema de material.
Ex: diárias, ajuda de custo, taxa de inscrição, etc.
21. NEO – Nota Extra-Orçamentária: Documento gerado pelo sistema informatizado, utilizado como instrumento para execução de uma determinada despesa e que abate o valor correspondente do saldo do elemento de despesa, disponível no CO.
22. NAEO – Nota de Anulação Extra-Orçamentária: Documento utilizado como instrumento para devolução dos recursos de convênio/contrato no respectivo elemento de despesa, onerado anteriormente, por ocasião da emissão da NEO.
23. AF – Autorização de Fornecimento: Documento gerado através do sistema de materiais para envio ao fornecedor. Esse documento pode substituir o instrumento de contrato nas aquisições até o limite de convite.
24. SOF – Sistema Orçamentário e Financeiro da UNICAMP: Sistema informatizado utilizado para execução dos recursos orçamentários e extra-orçamentários (convênios/contratos).
25. Licitação: Cotação de preços destinada a selecionar a proposta mais vantajosa para a administração. É uma prática imposta pela Lei Federal n.º 8666/1993, para qualquer aquisição de bens/serviços, acima de R$ 8.000,00 e para obras e serviços de engenharia acima de R$ 15.000,00. Esses limites são periodicamente atualizados pelos órgãos competentes e disponibilizados no módulo “Notícias do SOF”, ou através do Portal da DGA – Diretoria Geral da Administração.
26. Pregão: Modalidade de licitação podendo ser na forma “presencial” ou na forma “eletrônica”, cujo procedimento é estabelecido na Lei Federal nº 10.520/2002 e no Decreto Estadual nº 47.297/2002, em que a licitação for do tipo menor preço, e destinada exclusivamente à aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor da contratação, cuja disputa é feita em sessão pública, por meio de propostas escritas e lances sucessivos.
27. Pregão Eletrônico: Disputa entre os participantes é realizada com a utilização de recursos de tecnologia da informação que promovam a comunicação pela Internet.
28. Suprimento: Quantia proveniente de recursos de convênio/contrato entregue a um servidor para custear despesas que não possam subordinar-se ao regime normal de execução.
29. Liquidação da Despesa: Consiste na verificação do direito do credor, resultando em autorização para que os pagamentos sejam realizados. Para cada liquidação é emitido um documento denominada “NLD Nota de Liquidação de Despesa”, devidamente assinada pelo responsável por esta fase da despesa pública.
II – TRAMITAÇÃO E FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE CONVÊNIOS/CONTRATOS
30. Às propostas de convênios/contratos a serem celebrados pela universidade, de interesse das Unidades de Ensino e Pesquisa, Centros, Núcleos, Colégios Técnicos e demais Órgãos deverão seguir a tramitação descrita no artigo 1º da Resolução GR 50/2013.
III – TRAMITAÇÃO DO PROCESSO NA DIRETORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO
31. Após aprovação dos Órgãos Superiores da UNICAMP e assinatura do Termo de convênio/contrato, pelo Reitor o processo será enviado a Diretoria Geral da Administração/Diretoria de Convênios e Orçamento – DCO, para as seguintes providências:
a) Cadastramento dos dados no Sistema de Tabelas Públicas;
b) Abertura de conta bancária;
c) Depósito do valor da contrapartida financeira, disponibilizada pela unidade/órgão, quando exigida pela concedente, na conta bancária aberta para crédito do recursos do convênio;
d) Abertura do Centro Orçamentário;
e) Lançamento das dotações;
f) Orientações Gerais ao Executor
g) Envio à Secretaria Geral para aprovação do CONSU, caso a assinatura do convênio ou contrato se dê “ad referendum” do referido Órgão.
31.1. Tratando-se de convênio/contrato celebrado com o Governo Federal, que exija imediata abertura de conta bancária, o processo deverá ser enviado primeiramente à Diretoria de Convênios e Orcamento DCO, para providenciar o cadastramento do convênio no sistema de Tabelas Públicas e envio à Área de Finanças para abertura da conta bancária específica do convênio/contrato;
31.2. Regularizada a conta do convênio/contrato e do depósito da contrapartida, a Unidade/Órgão poderá iniciar a execução, objeto do convênio, observando os procedimentos contidos no item 34 letras “a “ a “d”.
32. Após a aprovação do CONSU, o processo retornará a Diretoria de Convênios e Orcamento- DCO, para registro da aprovação no cadastro e envio ao Executor para início da execução, observando o item 34 letras “a “ a “d”.
32.1. Se houver interveniência da FUNCAMP, o processo será enviado à Fundação para execução. IV – EXECUÇÃO DOS RECURSOS
33. Os convênios/contratos celebrados entre a UNICAMP e os Órgãos Públicos, Instituições e Empresas Privadas são cadastrados através do Sistema de Tabelas Públicas e a execução dos recursos é feita através de um Centro Orçamentário (CO) específico, aberto no Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, através do qual são processados:
− Remanejamento de dotações;
− Suplementação de dotações;
− Redução de dotações;
− Reserva de recursos;
− Compromisso de recursos;
− Nota extra-orçamentária;
− Anulação de nota extra-orçamentária.
34. A execução dos recursos só poderá ser iniciada após a entrega dos seguintes documentos: a) Plano de Aplicação, contendo as dotações iniciais a serem registradas no SOF; b) Orientações Gerais Aplicáveis ao Convênio/Contrato;
c) Indicação do nome, matrícula, ramal e email da pessoa que estará autorizada a operar o SOF, para emissão de reservas e compromissos com recursos do convênio/contrato;
d) Indicação do nome, matrícula, ramal e email de pessoa de contato para repasse de instruções ou de solução de problemas relacionadas ao convênio/contrato.
35. O documento Orientações Gerais Aplicáveis ao Convênio/Contrato deverá estar assinado pelo Executor do convênio/contrato e também pelo Executor substituto. Os demais documentos citados nas letras “a”, “b” e “d” do item acima deverão estar assinados pelo Executor do convênio/contrato ou por seu substituto.”
36. A realização de qualquer despesa deverá ser precedida de:
a) Reserva de recursos, quando tratar-se de aquisição de materiais/serviços;
b) Compromisso de recursos quando tratar-se de pessoal, encargos sociais e outras despesas.
37. A reserva poderá ser assinada pelo responsável pelo controle da execução dos recursos do CO, devidamente designado pelo executor do convênio/contrato, através de solicitação de senha para utilização do SOF.
38. A aquisição de materiais/serviços é processada através de NEO (1 via) e AF (2 vias), geradas pelo sistema de materiais, sendo enviada ao fornecedor apenas a 1ª via da Autorização de Fornecimento.
a) Os documentos acima referidos deverão ser obrigatoriamente assinados pelo Ordenador da Despesa;
b) O processo de aquisição deverá ser documentado com uma via da NEO e da AF definitiva.
39. Os gastos com “pessoal e encargos sociais” e “outras despesas” são processados somente através de NEO, que deverá ser assinada pelo Ordenador da Despesa e juntada no processo respectivo.
a) Considera-se “pessoal e encargos sociais”, os gastos referentes a salários, complementações salariais e obrigações trabalhistas de responsabilidade do empregador, incidentes sobre a folha de pagamento;
b) Consideram-se “Outras Despesas”, os gastos referentes a taxas diversas, diárias, ajudas de custo, suprimento, despesas acessórias de importação, entre outras.
40. As NEOs. relativas a taxas de ressarcimento à UNICAMP (PIDS, FAEPEX E AIU) serão emitidas e liquidadas pela Diretoria de Convênios e Orçamento – DCO, conforme item IV, artigo 1ª, da Portaria DGA nº 11/2010, com base no recebimento das parcelas financeiras previstas nos convênios/contratos, e encaminhar:
a) à Área de Finanças/Execução Financeira para efetivar os repasses para as contas correspondentes.
41. É vedada a realização de despesa sem a prévia emissão da Nota extraorçamentária, que é o documento substitutivo da nota de empenho, na execução de recursos de convênios/contratos (art. 60 da Lei Federal nº 4.320/1964).
42. O remanejamento de recursos para ajuste do plano de aplicação inicial poderá ser efetuado:
a) Diretamente pelo responsável pela execução das despesas do convênio/contrato, mediante registro dos valores de redução e suplementação no SOF, se não houver necessidade de autorização do Órgão convenente/contratante;
b) Pela Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, quando houver necessidade de autorização do Órgão convenente/contratante, neste caso, cabendo ao Executor:
− Enviar ao Órgão convenente/contratante a proposta de remanejamento;
− Recebida a autorização, enviá-la a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, para registro no SOF.
43. A suplementação de dotações será efetuada pela Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO,que ocorrerá mediante o recebimento de valores adicionais ao convênio/contrato ou o aproveitamento dos rendimentos obtidos nas aplicações financeiras dos recursos recebidos
44. Caberá ao Executor enviar a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, o pedido de suplementação das dotações de acordo com as necessidades do projeto.
45. Considerando que a execução orçamentária e financeira dos convênios/contratos celebrados entre a UNICAMP e os Órgãos Públicos, Instituições e Empresas Privadas, passaram a ser registradas no Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios – SIAFEM/SP, os executores dos convênios e os responsáveis pela execução dos COs, deverão observar e seguir as mesmas regras estabelecidas para os recursos orçamentários, em especial as normas relativas ao encerramento do exercício.
V – FORMALIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE DESPESA
46. Independente da origem dos recursos, todo processo de aquisição de materiais/serviços deverá ser iniciado com o pedido de compra,devidamente justificado, reserva dos recursos e seguido da licitação, obrigatoriamente na modalidade denominada “Pregão” na forma “Eletrônica”, qualquer que seja o valor da contratação, nos termos do disposto no Decreto Estadual nº 51.469/2007 e Resolução SF nº15/2007, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo conforme estabelece a Resolução GR 18/2012, ou ato de dispensa ou inexigibilidade, nas hipóteses previstas na Lei Federal nº 8.666/1993.
47. Quando não for possível a realização da licitação por “Pregão”, devidamente justificada, deverá ser adotada a modalidade de licitações correspondentes aos valores da tabela abaixo:
| ESPÉCIES | MODALIDADES | VALORES |
| Obras e Serviços de Engenharia | Dispensa de Licitação | Até R$ 15.000,00 |
| Convite | Acima de R$ 15.000,00 Até R$ 150.000,00 | |
| Tomada de Preços | Acima de R$ 150.000,00 Até R$ 1.500.000,00 | |
| Concorrência | Acima de R$ 1.500.000,00 | |
| Compras e outros Serviços | ||
| Dispensa de Licitação | Até R$ 8.000,00 | |
| Convite | Acima de R$ 8.000,00 Até R$ 80.000,00 | |
| Tomada de Preços | Acima de R$ 80.000,00 Até R$ 650.000,00 | |
| Concorrência | Acima de R$ 650.000,00 | |
| Contrato | ||
| Convite | Facultativo | |
| Tomada de Preços | Obrigatório para qualquer valor com exceção para entrega única e integral | |
| Concorrência | Obrigatório para qualquer valor com exceção para entrega única e integral | |
48. Para despesas de pequena monta que não possam subordinar-se ao regime normal de aquisição, poderá ser solicitada a liberação de suprimento, conforme Instrução DGA no. 02/2001, desde que permitido pelo órgão concedente essa modalidade de aquisição.
48.1. Não é permitida a aquisição de materiais permanentes e equipamentos através de suprimento.
49. Para valores dispensáveis de licitação os processos deverão ser formalizados conforme Instrução DGA nº 82/2014.
50. Em se tratando de aquisição de equipamentos de informática deve-se obter junto ao Centro de Manutenção de Equipamentos – CEMEQ, análise da descrição do bem a ser adquirido, juntamente com as cláusulas especiais que devem ser atendidas pelo Fornecedor.
51. Em se tratando de aquisição de equipamentos hospitalares deve-se obter junto ao Centro de Engenharia Biomédica – CEB, análise da descrição do bem a ser adquirido, juntamente com as cláusulas especiais que devem ser atendidas pelo Fornecedor.
52. Os processos de ajuda de custo deverão ser formalizados conforme Instrução DGA n° 80/2012. 53. A aquisição de passagem aérea deverá obedecer aos “Procedimentos” que tratam do assunto.
54. Os pagamentos de serviços prestados por contribuintes individuais deverão obedecer as regras da Portaria GR 186/1998, e serão tratados através de processo formalizado conforme abaixo:
a) Solicitação detalhada do serviço a ser contratado;
b) Reserva de recursos;
c) Licitação, dispensa ou inexigibilidade conforme disposto na Lei Federal nº 8.666/1993;
d) NEO no elemento 3336-11, contendo o valor, nome do credor, endereço, CEP especificação e período do serviço a ser prestado;
e) NEO no elemento 3336-12, a favor do INSS – Instituto Nacional da Seguridade Social, para recolhimento da contribuição social de 20% sobre o valor do serviço prestado, a ser recolhido no dia 20 do mês subsequente ao da prestação do serviço;
f) Cópia legível do CPF e RG;
g) Comprovante de endereço;
h) Cópia legível da inscrição na Prefeitura ou declaração de não inscrição nesse Órgão;
i) Cópia legível do NIT – Número de Identificação do Trabalhador ou PIS – Programa de Integração Social;
j) Atestado de prestação dos serviços;
k) Informação, autorizando a liquidação da despesa e pagamento.
55. Não poderão ser contratadas as pessoas físicas que não possuírem o NIT ou PIS.
56. O INSS recolhido fora do prazo citado no item 54 letra “e” acarretará encargos moratórios, que deverão ser cobertos com recursos do convênio/contrato, se permitido, ou do servidor que possa ter dado causa aos encargos, de acordo com a decisão do Executor.
57. Não é permitido o pagamento de serviços prestados a servidores da UNICAMP. 58. O pagamento de serviços prestados a estrangeiro deverá obedecer a Instrução DGA nº 26/2001.
VI – PAGAMENTO DE PESSOAL
59. Os pagamentos pelas atividades realizadas no âmbito de convênios e contratos celebrados pela UNICAMP com entidades públicas ou privadas, nacionais ou internacionais, que tenham por objeto o financiamento de projetos de pesquisa, desenvolvimento de projetos de pesquisa em parceria, prestação de serviços, transferência de tecnologia e de resultados de pesquisa, consultoria, assessoria, sem que a FUNCAMP figure como executora ou interveniente administrativa, serão regulados pela Resolução GR 23/2008, título II, capítulos I e II.
60. Para pagamento da complementação salarial deverá ser providenciado:
a) Emissão de uma NEO no total da despesa a ser paga no período previsto, englobando todos os interessados, tendo como credor o 1º da lista seguido da expressão e outros, e, detalhando no corpo da referida NEO, ou em listagem à parte:
− Nome completo de cada servidor;
− Número de matricula;
− Valor mensal e ser pago;
− Total no período.
61. As NEOs para cobertura dos pagamentos de pessoal deverão ser emitidas anteriormente à data de início da atividade a ser realizada pelos servidores interessados e assinadas pelo Executor do convênio/contrato.
62. As NEOs de pagamento de complementação salarial, juntamente com os Anexos II ou III, da Resolução GR 23/2008, deverão ser enviadas à DGRH/Pagamento, obedecendo o cronograma mensal disponível no Portal da DGRH.
63. As folhas de pagamento deverão ser arquivadas em processo aberto especialmente para cada convênio/contrato, com o assunto – pagamento de folhas do convênio _______.
64. O responsável pela execução do convênio/contrato deverá providenciar a abertura do processo citado no item 63 e enviá-lo a Área de Finanças/Liquidação da Despesa, para registro do número, para fins de informação para juntada dos documentos (folhas de pagamento, liquidação) ao processo, o qual e em seguida será o devolvido a origem.
65. As folhas de pagamento serão elaboradas pela DGRH e seus resumos enviados a Área de Finanças/Liquidação da Despesa, para liquidação e pagamento.
VII – LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO DAS DESPESAS
66. A primeira fase da liquidação de despesa, referente às aquisições de materiais/serviços é feita pelo responsável pela execução do recurso, devidamente indicado pelo Executor do convênio/contrato.
67. Nesta fase, o responsável deverá conferir o documento fiscal, com a autorização de fornecimento (AF definitiva) ou contrato, obter na declaração de recebimento a assinatura do solicitante do material/serviço, devidamente identificado, preencher o formulário “Autorização Para Liquidação da Despesa”, juntar ao processo e enviar a Finanças/Liquidação da Despesa, ou ao Órgão Liquidante de sua Unidade, quando for o caso.
68. Todos os documentos de despesa (nota fiscal eletrônica, fatura, recibo) devem ser emitidos em nome da Universidade Estadual de Campinas – CNPJ: 46.068.425/0001-33 – Inscrição Estadual: isenta.
68.1. O código e o nome do convênio deverão constar nos documentos de despesa
69. A Área Finanças/Liquidação da Despesa procederá à análise do processo e emitirá a NLD, efetivará os pagamentos e emitirá as etiquetas para documentação dos processos.
VIII – PRESTAÇÃO DE CONTAS
71. É de responsabilidade do Executor do convênio/contrato, efetuar as prestações de contas de acordo com as regras, modelos e periodicidade estabelecidos pelo convenente/contratante.
72. As prestações de contas serão feitas com base nos:
a) Documentos de movimentação bancários que são disponibilizados ao Executor do convênio/contrato, e enviados diariamente, via malote, pelo CDOC – Controle de Documentação;
b) Relatórios auxiliares abaixo, gerados pelo SOF:
− Demonstrativo financeiro para prestação de contas;
− Movimentos de pagamentos;
− Relação de bens, os quais poderão ser obtidos diretamente pelo responsável pela execução do convênio/contrato, mediante autorização em senha.
73. Se necessário, poderão ser fornecidos pela Área de Finanças, mediante pedido por fax (19) 3521- 4458 ou e-mail execucao@dga.unicamp.br , cópias dos extratos de movimentação da conta corrente, aplicação financeira e avisos de créditos (remessas).
74. As prestações de contas deverão ser enviadas a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, com antecedência mínima de 5 dias úteis a data de remessa ao Órgão convenente/contratante, para a devida conferência com os registros contábeis.
IX- ENCERRAMENTO DO CONVÊNIO/CONTRATO SEM INTERVENIÊNCIA DA FUNCAMP 75. Após o encerramento do convênio/contrato, o executor deverá juntar ao processo: a) Cópia da prestação de contas;
b) Relatório dos bens permanentes adquiridos, e devidamente registrados no sistema patrimonial;
c) Relatório final de atividade conforme Deliberação CONSU–A–24/2004, observando os incisos I a III do artigo 3º da Resolução GR 50/2013.
76. Tratando-se de bens em comodato, verificar junto ao órgão convenente/contratante a possibilidade de doação a UNICAMP, documentando o processo.
77. Se gerados resultados passíveis de obtenção de patentes, privilégios, etc., informar no processo do convênio/contrato, as providencias tomadas,inclusive o número do processo aberto, para fins de registro no INPI – Instituto Nacional de Propriedade Industrial, através do Inova e respectiva contabilização pela ARCC/Contabilidade.
78. Enviar o processo a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, para registro do item 75 letras “a” e “c” no Sistema de Tabelas Públicas e envio a Secretaria Geral para aprovação do CONSU.
79. Após aprovação do CONSU, o processo deverá retornar a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, para registro da aprovação e encaminhamento ao arquivo.
X – ENCERRAMENTO DO CONVÊNIO/CONTRATO COM INTERVENIÊNCIA DA FUNCAMP
80. Após o encerramento do convênio/contrato, a FUNCAMP deverá juntar ao processo:
a) Cópia da prestação de contas;
b) Relatório dos bens permanentes adquiridos, e devidamente registrados no sistema patrimonial;
c) Relatório final de atividade conforme Deliberação CONSU–A–24/2004, observando os incisos I a III do artigo 3º da Resolução GR 50/2013.
81. Tratando-se de bens em comodato, verificar junto ao órgão convenente/contratante a possibilidade de doação a UNICAMP, documentando o processo.
82. Se gerados resultados passíveis de obtenção de patentes, privilégios, etc., informar no processo, para fins de registro no INPI – Instituto Nacional de Propriedade Industrial, através do Inova e respectiva contabilização pela ARCC/Contabilidade.
83. Enviar o processo a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, para registro no Sistema de Tabelas Públicas e envio a Secretaria Geral para aprovação do CONSU.
84. Após aprovação do CONSU, o processo deverá retornar a Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO, para registro da aprovação e encaminhamento ao arquivo.
XI – RESPONSABILIDADES DO EXECUTOR E SEU SUBSTITUTO
85. De acordo com a Resolução GR 45/2008, são as seguintes responsabilidades do Executor e seu Substituto:
− Acompanhar a execução técnico-científica do convênio ou contrato;
− Manter o relacionamento e os contatos necessários com os Órgãos convenentes ou contratantes;
− Obter e encaminhar, para juntada aos respectivos processos, toda documentação pertinente ao convênio ou contrato;
− Pelo cumprimento das normas e condições fixadas pelos Órgãos convenentes e integral execução dos serviços;
− Pelas despesas ordenadas em desacordo com os objetivos e normas do convênio ou com as normas legais;
− Pela rigorosa observância das cláusulas contratuais, do Plano de Aplicação dos recursos, do cronograma físico-financeiro e do prazo de vigência do convênio ou contrato;
− Pela apresentação aos Órgãos convenentes, nos prazos estabelecidos, das prestações de contas devidamente conferidas pela Diretoria de Convênios e Orçamento- DCO;
− Pelo atendimento de solicitações de complementação de documentos ou apresentação de justificativas ou outras providências requeridas em relação às prestações de contas encaminhadas aos Órgãos convenentes, obedecendo rigorosamente o prazo estabelecido, evitando a inclusão da Unicamp em inadimplência junto aos Órgãos Convenentes.
XII– RESPONSABILIDADES DO DIRETOR DA UNIDADE/ÓRGÃO, CHEFE DO DEPARTAMENTO/CHEFE IMEDIATO
86. Conforme artigo 2º da Resolução GR 50/2013, o Diretor da Unidade/Órgão e o Chefe do Departamento/Chefe Imediato são responsáveis:
− Pelo acompanhamento da gestão e execução do convênio ou contrato e pela fiscalização do cumprimento do plano de trabalho e plano de aplicação de recursos financeiros;
− Pelo cumprimento da legislação da UNICAMP, em especial do disposto na Deliberação CONSU-A 002/2001 e na Resolução GR 36/2008.
XII – COMPETÊNCIA
87. De acordo com a Resolução GR 45/2008, é de competência do executor do convênio/contrato e seu substituto formalmente designado,
a) Ordenar despesas relativas a:
− Aquisição de materiais de consumo, permanentes e bibliográficos;
− Complementação salarial até o limite fixado por Resolução específica;
− Diárias e despesas de transporte para viagens no país, mediante afastamento devidamente autorizado;
− Outros serviços e encargos;
− Suprimentos;
− Serviços prestados por contribuintes individuais, obedecidas as regras da Portaria GR 186/98;
b) Dispensar licitações para aquisições enquadradas nos itens I e II do artigo 24 da Lei Federal nº 8.666/1993;
− Determinar a abertura e realizar a adjudicação das licitações na modalidade Convite submetendo necessariamente ao Diretor da Unidade para homologação/anulação/revogação;
− Em casos de Convênios executados por Pró-Reitorias, a abertura e a adjudicação serão realizadas pelo Diretor da Unidade Universitária interessada, devendo a homologação, revogação ou anulação ficarem a cargo do Pró-Reitor formalmente designado como executor.
88. O pagamento de complementação salarial do executor do convênio deve ser autorizada pelo diretor da Unidade de Despesa, conforme previsto na Portaria GR 193/1985.
89. A autorização para concessão de passagens aéreas e ajuda de custo aos convidados previsto na Resolução GR 53/2000, é de competência do Diretor da Unidade de Ensino e Pesquisa.
90. É de responsabilidade da Diretoria de Convênios e Orçamento – DCO, manter a atualização desta instrução.
91. Esta Instrução entra em vigor na data de sua divulgação.
Cidade Universitária “Zeferino Vaz”
Vera Lucia Randi Ferraz
Coordenadora da Administração Geral
Atualizada em 11/05/2012
Edna Aparecida Rubio Coloma
Coordenadora da Administração Geral
Atualizada em 17/08/2015
Marcos Zanatta
Coordenador da Administração Geral