Segue orientação do SIARQ sobre a necessidade de despachos nos processos digitais:
Prezados usuários,
Temos notado que usuários estão utilizando o campo providência, no momento do encaminhamento de processos digitais, para registrar o despacho à unidade destinatária. A instrução ou orientação que uma área deve comunicar à unidade destinatária deve ser inserida como documento dentro do processo como DESPACHO e ser devidamente assinada.
O campo “Providência” no encaminhamento é meramente informativo e serve para auxiliar a unidade destinatária na distribuição de tarefas.
Os despachos fazem parte da constituição documental de um processo/dossiê e não podem ser substituídos pela informação na providência. São documentos que devem ser registrados (caso a área faça controle de numeração de seus despachos) ou capturados (caso não haja controle numérico sequencial) diretamente dentro do protocolo e assinados eletronicamente pelo usuário responsável. Processos digitais devem ser formalizados e instruídos adequadamente e a inserção dos despachos contribui para que isso continue sendo realizado.
Em caso de dúvidas, permanecemos à disposição.
Atenciosamente,
Equipe AC/SIARQ
Assim, solicitamos que todo processo/dossiê enviado a DSC/CDOC – código 01.12.16.03.00.00.00-233 para arquivo (provisório ou para encerramento) contenha o despacho devidamente assinado.
Danilo Jorge Zanetti
Assessoria Administrativa
DGA/UNICAMP